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これまで数百件以上のホームページ新規制作、リニューアルに関わってきましたが、上手くいくケース、上手くいかないケース、どちらも経験しました。
今回はタイトルにもあるようにホームページ制作をスムーズに進行させるための企業側が気をつけるべき鉄則についてお話しします。
これから発注する企業さんは参考にしていただきたいですし、ホームページ制作会社は「あるある」とつぶやいてくれたら嬉しいです。
上手くいかないって何？
ホームページ制作の現場で「上手くいかない」とは何だろうか？
制作現場で困るのは2つ
- 決まらない
- ひっくり返る
鉄板でこの2つが制作環境を悪くします。
ではなぜこのような状況に陥るのか？
そして、企業側は何に気をつけるべきなのか？
今回はあくまでも企業側の組織的な問題についてフォーカスを当てます。
Web担当者さんが優柔不断だとか気まぐれだとか、パーソナルな特性については触れません。
なぜ「決まらない」という現象が起きるのか？
ホームページ制作は「決定」の連続です。
制作会社から提案、提出される制作物に対して「判断するのが企業側のタスク」です。
しかし、それが中々「決まらない」ケースがあります。
「決まらない」現象が必ず発生するのが、複数人での打ち合わせ。
ホームページをリニューアルする際に、例えば「ホームページ委員会」みたいな組織を発足してしまうような企業は大変。
最大「打ち合わせに18人が参加」みたいなことを経験しましたが、その内半数以上は促さないことには発言しないですし、特にデザインのような個人の好みが色濃く影響するものに全員が100％納得なんてことはありえません。
しかも、その場で企業側の「あーでもないこーでもない」議論が始まってしまうと時間を含め収拾がつきません。
結局時間切れで「次のミーティングの時に・・」みたいなことになります。
制作会社からしたら「いやいや、ここから1週間なんも進められへん…」という結果に陥ります。
ホームページ制作において、はっきり言えることは、大人数でのミーティングは無意味です。
よく「関係部署から1名ずつ」とか言いますが、営業と人事と総務と役員が同じビジョンを共有してるはずないので、やっぱり収集つきません。
では何名くらいがベストか？
ホームページ制作の打ち合わせメンバは最大でも3名が望ましいです。
- 意思決定できる人（本当はこの人だけでもいい）
- 意思決定できる人の補佐（メインのやり取り担当）
- ターゲットに近しい人（いてもいなくてもいいです）
意思決定できる人（本当はこの人だけでもいい）
補足にあるように本当はこの人だけでもいいです。
しかし意思決定できる人は往々にして忙しいケースが多いです。
例えば社内で情報を収集したり、文章をチェックしたりといった現場作業をするにはフットワークが軽いメンバが1人いてもいいかもしれません。
意思決定できる人の補佐（メインのやり取り担当）
ミーティングで「テキストの素材を準備する」という企業側のタスクが発生した場合、意思決定する人が忙しすぎて用意できないといったことがあります。
もし、社長、役員、事業部長さんが忙しすぎる企業さんなのであれば、補佐でサポートできる人は打ち合わせに同席している方がいいかもしれません。
ターゲットに近しい人（いてもいなくてもいいです）
ミーティングにターゲットに近しい人を入れたいという要望は多いです。
参考レベルであればターゲットに近しい人の感覚は重要ですが、「その人の感覚」だけで決めてしまうと問題です。
その人がターゲット層のスタンダードなのかどうかもわかりませんし、「感覚」はあまりアテになりません。
ターゲット層のデザイナーであれば適切なデザインであるとも言えませんし、そこは参考程度に。。
このように役割が分担されているのであれば議論も意見も活発になると思うので、３名程度はミーティングに参加するといいかとは思います。
ただ、多ければ多いほど、意思決定に無駄な時間を要しますし、まとまらないので、適切な人数、人選を企業は気をつけることをオススメします。
なぜ「ひっくり返る」という現象が起こるのか？
もう1つの困った状況は決定した事項が「ひっくり返る」という現象です。
原因は色々ありますが、多くは意思決定可能な人間がミーティングに参加していないケースです。
上層部との定期的な確認ができておらず、ミーティングで決まった内容が途中で覆されてしまいます。
これが最終段階で発生すると大幅な作り直しとなり、大きなロスとなります。
また、先に挙げた多人数によるミーティングの場合、ミーティング中には意見が出なかったのに、ひっくり返るなんてことも多くあります。
これはホームページ制作のミーティングに限った話ではないですが、疑問に思ったとしても、他が質問しないから問題ないと判断してしまう現象です。
ミーティング後に蓋を開けたら多くの人間が疑問に思っていたというように、人数が多くなればなるほど他人任せなミーティングになってしまい、結果巻き戻し（ひっくり返し）が起こってしまいます。
とにかくホームページ制作に置いて企業には「ミーティングの質」について気を配っていただきたいと思います。
質の高いミーティングを実施できさえすれば、
企業もホームページ制作会社もストレスフリーな良い関係を継続でき、クオリティの高いホームページリニューアルを完遂できるはずです。
